در این مقاله قصد داریم به شما آموزش دهیم چگونه یک فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار ایجاد کنیم . امروزه افراد زیادی اعم از حسابداران با نرم افزار سپیدار کار می‌کنند و ثبت فاکتورهای خود را انجام می‌دهند. ما در این مقاله قصد داریم تا چگونگی ثبت و ایجاد یک فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار را به شما بیاموزیم، پس با ما همراه باشید.
یکی از شرکت‌های گروه همکاران سیستم، شرکت سپیدار است که از سال 1387 با ارائه نرم‌افزار حسابداری خود شروع به فعالیت کرده است. یکی از اساسی و مهم‌ترین فعالیت‌ها برای شرکت‌های مختلف، ایجاد فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار است. این فاکتور در واقع نوعی فرم است و یک رویداد مالی محسوب نمی‌شود. فاکتور خرید سپیدار بر اساس خرید انجام‌شده، توسط تامین‌کنندگان ثبت و صادر می‌شود.
با ثبت این فاکتور در نرم‌افزار هنوز مالکیت کالا به خریدار آن انتقال نیافته است و هیچ یک از موارد مربوط به آن بر عهده خریدار کالا نیست؛ بنابراین هیچ رویداد مالی با صدور این فاکتور رخ نمی‌دهد. پس از اینکه رسید از بخش انبار صادر شد، رویداد مالی و حسابداری محسوب می‌شود. در این مقاله به بررسی نحوه ایجاد یک فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار خواهیم پرداخت و با اقلام این فاکتور آشنا خواهیم شد. در انتهای متن نیز تفاوت فاکتور خرید با رسید انبار را بررسی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
فاکتور خرید چیست؟
برای این که بدانیم چگونه یک فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار ایجاد کنیم باید اول با فاکتور خرید و مفهوم آن آشنا شویم.هنگامی که یک شخص کالایی را خریداری می‌نماید، باید برای خریدار آن کالا فاکتور خرید تهیه و صادر گردد. صدور این فاکتور خرید در نرم افزار سپیدار به منزله انجام رویداد مالی نیست و حتی برای آن کالا سند حسابداری هم ثبت نمی‌شود. زیرا تا آن زمان مالکیت کالا به خریدار واگذار نشده و مشکلات به وجود آمده به خریدار مربوط نیست و در فاکتور خرید ثبت می‌شود که فاکتور در آغاز از فروشنده کالا تحویل گرفته شده است. حال سؤال پیش می‌آید که چگونه فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار را ثبت نماییم؟
یکی از مهم‌ترین امکاناتی که نرم افزار سپیدار برای افراد مهیا ساخته، این است که شما می‌توانید توسط آن مبالغ اضافه را در فاکتور خرید ثبت کنید و گزارش‌گیری‌های متنوعی را از فاکتور خرید انجام دهید. همچنین می‌توانید ثبت رسیدهای مختلف انبار را از روی یک فاکتور خرید انجام دهید. به‌منظور ثبت یک فاکتور خرید لازم است تا مطابق مراحل زیر را پیش بروید:
انتخاب بخش (فاکتور خرید جدید) از منوی تأمین‌کنندگان و انبار و مشاهده فرم خرید و پاسخ به سؤال (کالای خود را از کدام تأمین‌کننده خریداری کرده‌اید؟ حقیقی یا حقوقی)
شماره و تاریخ فاکتور طبق تاریخ خرید کالا مشخص و ثبت می‌گردد و این ثبت می‌تواند خودکار یا دستی انجام شود. در روش خودکار می‌بایست از بخش تنظیمات فهرست، روش‌های شماره‌گذاری را انتخاب نمایید.
برای مشاهده و استفاده از دموی رایگان نرم افزار حسابداری سپیدار اینجا کلیک کنید.
نحوه ایجاد فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار
ایجاد فاکتور خرید در نرم‌افزار سپیدار و استفاده از آن برای وارد کردن اقلام مختلف، گزارش‌گیری، ثبت مبالغ در فاکتور و ثبت رسیدهای انبار از روی آن بسیار آسان است. روزانه عده زیادی در کارهای خود، با چند قدم از نرم‌افزار سپیدار برای ایجاد فاکتور استفاده می‌کنند. این چند قدم ساده عبارت‌اند از:
• در این نرم‌افزار منویی تحت عنوان “تامین‌کنندگان و انبار” وجود دارد. پس از باز کردن این منو، از بخش عملیات “فاکتور خرید جدید” را انتخاب کنید.
• با کلیک گزینه قبلی، فرم یا همان فاکتور خرید در صفحه شما قابل مشاهده خواهد بود.
• در این فرم، اول باید تامین‌کننده کالای خود را ثبت کنید. تامین‌کننده‌ای که از آن کالا خریداری کرده‌اید، می‌تواند شخصی حقیقی و یا حقوقی باشد.
• در ایجاد فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار پس از تامین‌کننده، در قسمت بالا و سمت چپ فرم تاریخ فاکتور و شماره آن واقع شده است. این رقم باید براساس تاریخ خرید کالا ثبت شود. شماره‌گذاری فرم‌ها نیز به دو شیوه دستی و خودکار قابل انجام است. برای شماره‌گذاری خودکار، باید روش شماره‌گذاری فاکتورها را از قسمت منوی تنظیمات تغییر دهید.
• در زیر قسمت تامین‌کنندگان، شماره فاکتور وجود دارد که پرکردن آن ضروری و الزامی نیست.
• در روبرو شماره فاکتور نیز بخش ارز قرار دارد. در این قسمت باید ارز موردنظر خود را از میان گزینه‌ها انتخاب کنید.
اقلام فاکتور خرید شامل چه چیزهایی است؟
• ارز: ارز موردنظر خود را در سیستم وارد نمایید.
• کد کالا: ردیفی مجزا در صفحه فاکتور خرید خود باز کنید و پس از باز کردن بخش کد کالا، کالای موردنظر را برگزینید. دلیل این کار این است که معمولاً افراد کد کالا را از حفظ نیستند.
• واحد اصلی: تعداد و مقدار هر کالای خریداری شده در این قسمت ثبت خواهد شد.
• عنوان ردیابی: تعیین یک عنوان ردیاب برای ردیابی کالا ضروری است.
• باقیمانده: به‌منظور صادر کردن رسیدهای انبار از این قیمت استفاده می‌شود.
• فی: قیمت یک کالا خریداری شده را باید در این بخش ثبت نمود.
• خالص: در این بخش تخفیفات و مبالغ اضافه محاسبه می‌شود.
امکانات نرم افزار حسابداری سپیدار
این امکانات به راحتی کمک می‌کند تا بتوانیم دریابیم که چگونه یک فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار ایجاد کنیم. این ابزار شامل :
• تقسیط فاکتور خرید در نرم افزار و ثبت پیش‌پرداخت‌ها: در نرم افزار سپیدار یک آیتم مشخص در قسمت بالای فرم فاکتور وجود دارد که با انتخاب آن می‌توانید مبلغ موردنظر خود را انتخاب و ثبت کنید. همچنین شما این امکان را دارید که توسط این آیتم در بخش حذف، پیش پرداختی را حذف و یا بعد از تبدیل فاکتور خرید به رسید انبار، آن را ثبت کنید.
• امکان ثبت ارز فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار: اگر سیستم شما دارای سیستم ارزی باشد، در قسمت چپ فاکتور خرید می‌توان ارز و مبلغ موردنظر را انتخاب نمود.
• امکان کپی‌کردن و چاپ فاکتور خرید در سپیدار سیستم: در قسمت بالای فاکتور خرید می‌توان گزینه تکثیر و یا پرینت را به‌راحتی انتخاب نمود.
• امکان اصلاح فاکتور خرید در سپیدار: چنانچه فاکتور خرید شما به هر دلیلی هنوز به رسید انبار نرسیده باشد، این امکان را دارید که مبلغ را ویرایش کنید و اصلاحاتی را انجام دهید.
• فهرست فاکتور خرید: هم‌زمان با انتخاب بخش تأمین‌کنندگان و انبار فهرست می‌توان فاکتور خرید را دید و تنها با یک کلیک راست فاکتور را حذف یا ویرایش نمود.
تفاوت فاکتور خدمات با فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار
اغلب شرکت‌ها خدمات خود را در محیط خارج شرکت ارائه می‌کنند، به این حالت فاکتور خرید خدمات گویند. به‌عنوان‌مثال در شرکتی که به تولید و فروش لباس می‌پردازد، دوخت انواع لباس‌ها به شرکتی دیگر سپرده می‌شود و حسابدار موظف است تا هزینه خدمات بیرون از شرکت را در سیستم ثبت کند و در فاکتور خرید اطلاعات را به‌صورت کامل ثبت نماید. در فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار، سند حسابداری ثبت نمی‌شود اما صدور سند حسابداری برای فاکتور خرید خدمات حتمی است. فاکتور خرید خدمات در انواع فایل‌های خریدوفروش فصلی مشارکت دارد ولی در فاکتور خرید این‌چنین نیست.
تفاوت فاکتور خرید و رسید انبار
تصور کنید یک شرکت می‌خواهد کالایی خریداری کند و از دو شرکت دیگر قیمت این کالا را استعلام می‌کند. در واقع برخی از شرکت‌ها این استعلام جهت خرید را در سیستم خود ثبت و ذخیره می‌کنند، سپس طبق آیین‌نامه‌هایی که دارند از دو پیش‌فاکتور یکی را انتخاب و خرید خود را نهایی می‌کنند.
ثبت استعلام قیمت کالا جهت خرید آن می‌تواند در نرم افزار سپیدار انجام شود، شرکت می‌تواند دو استعلام خود را بدون آنکه معامله‌ای صورت پذیرد، فقط در سیستم ثبت نماید و بعداً این فاکتور خرید را به رسید انبار تبدیل نماید. پس از آنکه فاکتور خرید به رسید انبار تبدیل شد، حالا کالا در انبار شرکت است و می‌توان برای آن سند حسابداری ایجاد کرد و جز موجودی کالا به شمار آورد.
یکی از اصلی‌ترین تفاوت‌های فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار با رسید انبار این است که در فاکتور خرید می‌توان اضافات و تخفیفات را ثبت کرد اما این امکان در رسید انبار به دلیل نهایی شدن خرید کالا و ثبت بهای تمام شده آن، وجود ندارد. اما از طرفی، فاکتور خرید در اظهارنامه ارزش افزوده شرکت ندارد ولی رسید انبار در فایل فروش فصلی و اظهارنامه ارزش افزوده شرکت می‌کند.
سخن آخر
ما در این مقاله تلاش کردیم تا به‌صورت کامل در رابطه‌با این که چگونه یک فاکتور خرید در نرم افزار حسابداری سپیدار ایجاد کنیم ، توضیح دهیم و تفاوت بین آن را با سایر فاکتورها و رسیدها به شما بگوییم. امیدواریم که با خواندن این مقاله راهنمایی‌های لازم را دریافت نمایید. چنانچه شما نیز تجربه کافی در کار با نرم افزار سپیدار دارید، می‌توانید انتقادات، نظرات، سؤالات و پیشنهادهای خود را برای ما ارسال نمایید تا در صورت هرگونه مشکل و ابهام، به سؤالات شما عزیزان پاسخ دهیم.
