در این مطلب قصد داریم به نحوه ثبت هزینه ها در سپیدار بپردازیم. اما قبل از ورود به مطلب اصلی بد نیست کمی با این نرم افزار آشنا شوید. نرم افزار سپیدار توسط شرکت سپیدار سیستم آسیا از اعضای گروه شرکت‌های همکاران سیستم تولید شده است. این نرم افزار با هدف استفاده برای شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک تا متوسط که دارای ساختار و فرایند ساده‌ای هستند طراحی گردید.
با کمک نرم افزار سپیدار قادر خواهید بود تمامی فعالیت‌های مالی، اداری، بازرگانی و خدماتی کسب و کارتان را به شکلی ساده و سریع مدیریت کرده و گزارش‌های مالی دقیق ارائه کنید. یکی از ویژگی‌ها و امکانات این نرم افزار، ثبت هزینه‌ها بوده که در این مطلب آموزش می‌دهیم.
با نحوه ثبت هزینه ها در سپیدار آشنا شوید!
یکی از کارهایی که باید در زمینه حسابداری شرکت‌ها انجام داد، ثبت هزینه‌ها خواهد بود که از حساسیت بالایی برخوردار است. ثبت دقیق هزینه‌ها در مقابل دریافتی و درآمدها نهایتا منجر به صدور گزارش مالی دقیق خواهد شد که مبنای تصمیم گیری‌های آینده خواهد بود.
اما چطور در نرم افزار سپیدار هزینه‌ها را ثبت کنیم؟ چنانچه هزینه‌های مربوط به شرکت از طریق پرسنل و تنخواه باشد، چطور باید آنها را ثبت کرد؟
از نقطه نظر ثبت هزینه، هزینه‌هایی که در حسابداری ثبت می‌شوند در دو دسته بندی قرار می‌گیرند:
1- هزینه‌هایی که از حساب اصلی شرکت به شکل مستقیم برداشت یا پرداخت می‌شوند.
2- هزینه‌هایی که به شکل غیر مستقیم یا همان تنخواه پرداخت می‌شوند.
در ادامه به توضیح و معرفی هر کدام خواهیم پرداخت.
روش ثبت هزینه مستقیم در نرم افزار سپیدار چگونه است؟
همانطور که توضیح دادیم یکی از انواع هزینه‌ها، هزینه‌های مستقیم شرکت هستند که نحوه ثبت هزینه ها در سپیدار از نوع مستقیم طبق مراحل زیر به سادگی قابل انجام است:
در نرم افزار حسابداری سپیدار، برای اینکه هزینه‌های مستقیم را ثبت کنید باید طرف حساب مشخص شود. این نوع هزینه‌ها در دو دسته قرار می‌گیرند. هزینه‌های مستقیمی که با فاکتور خرید (خدمات) انجام می‌شوند و هزینه‌هایی که بدون فاکتور خرید (خدمات) پرداخت می‌گردند. هر کدام از این حالت‌ها روش ثبت خاص خود را دارد.
1- هزینه‌ها با فاکتور خرید خدمات انجام شده باشد:
ابتدا باید به بخش «فاکتور خرید خدمت جدید» در نرم افزار مراجعه کرده و سپس در قسمت مشخصات فاکتور، تأمین کننده، تاریخ و قلم خدمت را ثبت نمایید. برای اینکه بتوانید اقدام به صادر کردن هزینه حسابداری کنید باید مرکز هزینه و معین هزینه مشخص شوند.
پس از آن با کلیک بر روی قسمت «ثبت اعلامیه پرداخت» در قسمت بالای فاکتور خرید، فرم خاصی باز خواهد شد. سیستم مواردی مثل نوع پرداخت و مشخصات تأمین کننده را از فاکتور بازخوانی می‌کند و شما باید تاریخ و نحوه پرداخت را مشخص نمایید.
2- هزینه‌ها بدون فاکتور خرید خدمات انجام شده باشد:
نحوه ثبت هزینه ها در سپیدار برای مواقعی که فاکتور خرید خدمات نباشد متفاوت از حالت قبلی است. برای این کار باید به قسمت فرم «اعلامیه پرداخت جدید» بروید. نوع پرداخت را «به سایر» انتخاب کنید و مرکز هزینه هم گزینه «طرف مقابل» انتخاب شود. پس از آن باید مشخص کردن شیوه پرداخت مثل چک و غیره، می‌توانید نسبت به صادر کردن سند مورد نظرتان اقدام کنید.
در این نحوه ثبت هزینه ها در سپیدار، تأمین کننده خدمت، گردشی ندارد و اگر حساب معین هزینه، تفصیلی پذیر باشد سیستم به شکل اتوماتیک مرکز هزینه را به عنوان تفصیل انتخاب خواهد کرد.
روش ثبت هزینه غیر مستقیم در نرم افزار سپیدار چگونه است؟
شرکت‌های مختلف برای اینکه کارهای روزمره و روتین را به راحتی انجام دهند از تنخواه گردان استفاده می‌کنند. به عنوان مثال نیاز نیست برای هزینه نوشت افزار، مواد غذایی مورد نیاز آبدارخانه و مشابه آن، هزینه و مشخصات تأمین کننده جداگانه ثبت شوند. در این شرایط هزینه را طبق 2 مرحله زیر ثبت می‌کنیم:
اولین مرحله این است که تنخواه گردان باید از حساب اصلی شرکت شارژ شود. سپس این گردش مالی را باید ثبت کنید. جهت ثبت آن به قسمت «اعلامیه پرداخت جدید» بروید. نوع پرداخت را «به سایر» و حساب معین هم «تنخواه گردان» انتخاب کنید.
پس از آن در نرم افزار حسابداری ، هزینه‌ها به عنوان بدهکار و تنخواه گردان به عنوان بستانکار مشخص می‌شون و سند مربوطه قابل صادر شدن خواهد بود.
نحوه ثبت هزینه ها در سپیدار مطابق روش‌های گفته شده به راحتی انجام پذیر خواهد بود.
