بهترین روش پیگیری تسویه فاکتورهای صادر شده در سپیدار سیستم
در اکثر شرکتها و موسسات تجاری معمولا برروی وصول مطالبات حساسیت ویژه ایی وجود دارد، کسب و کار هایی که از طریق فروش آنلاین فعالیت می کنند این مزیت را دارند که قبل از تحویل خدمت یا کالا وجه آن را دریافت می کنند اما در بیشتر شرکتها معمولا بین صدور و تسویه فاکتور فاصله زمانی وجود دارد.
با استفاده از امکانات موجود در “نرم افزار مشتریان و فروش” و “نرم افزار دریافت و پرداخت” و “نرم افزار حسابداری” می توانیم به چند روش پیگیری وصول مبلغ فاکتور را انجام دهیم.
روشی که بصورت معمول توسط حسابداران استفاده می شود بدین نحو می باشد که بعد از صدور سند حسابداری فاکتور فروش در بخش گزارش “مرور حسابها ” نرم افزار حسابداری سپیدار سیستم ،معین “حسابهای دریافتنی” به ریز تفضیل بررسی میشود و تک تک مانده حساب هایی که مشاهده می شود مورد پیگیری قرار می گیرد.
با بکارگیری این روش حساب های مانده دار پایش می شود، و با ثبت دریافت از مشتری در “نرم افزار دریافت و پرداخت سپیدار” مانده کاهش پیدا می کند.
اشکال این روش زمان بر بودن آن است و اینکه نهایت می توان بر اساس مانده حساب گزارش را مرتب کرد و طبق مبالغ درشت تر شروع به پیگیری مانده حساب کرد.
با استفاده از امکان ” تسویه حساب طرف مقابل” پیگیری مانده حساب مشتریان را بصورت خیلی دقیق و با در نظر گرفتن اینکه وجه کدام فاکتور پرداخت نشده است می توان انجام داد.
در این روش تاریخ فاکتور و مدت زمانی که از تسویه نشدن آن سپری شده است بعنوان یک ویژگی مهم در پیگیری مطالبات استفاده می شود،بدون اینکه نیاز به صرف زمان زیادی داشته باشد.
از کجا باید شروع کنیم؟
در گزارش “مرور فروش” قسمت “اسناد فروش” در “نرم افزار مشتریان و فروش سپیدار” ستونی با عنوان “باقیمانده فاکتور” وجود دارد. از اینجا می توانید میزان مبلغ تسویه نشده هر فاکتور را به تفکیک هر مشتری و تاریخ فاکتور مشاهده کنید .
با گروهبندی مشریان می توانید مجموع مبلغ تسویه نشده هر مشتری را نیز مشاهده کنید.
با گروهبندی تاریخ می توانید مجموع فاکتورهای یک روز را که تسویه نشده است مشاهده کنید .
کلی امکانات متنوع در این قسمت هست که می توانید از انها استفاده کنید.
در “تسویه حساب طرف مقابل” در “نرم افزار دریافت و پرداخت سپیدار سیستم” عنوان مشتری را انتخاب کنید و فاکتور یا فاکتور های مورد نظر خودتون را انتخاب کنید. در ضمن می توانید “مبلغ تسویه” را معادل هر مبلغی از هر فاکتور یا فاکتورهای انتخاب شده را برای تسویه انتخاب کنید .سپس می توانید در سمت مقابل رسید های دریافت را انتخاب کنید و “مبلغ تسویه” را معادل کل یا بخشی از مبلغ رسید را انتخاب کنید، با ثبت این تسویه باقی مانده فاکتور در دسترس شما خواهد بود.
فیلد “مبلغ تسویه” در سمت اقلام بدهکار و بستانکار در مجموع می بایست یکسان باشد
این نکته را هم در نظر داشته باشید که اعلامیه های بدهکار – بستانکار و فاکتور های برگشتی نیز در عملیات تسویه شرکت می کنند.
در کنار عملیات وصول مطالبات حتما از گزارش “تجزینه سنی معین “در قسمت “گزارشها و نمودارهای مدیریتی” استفاده کنید .
